فرم های مورد استفاده در کلینیک فیزیوتراپی

فرم برنامه ریزی بیماران یا (برنامه ریزی نوبت دهی بیماران) در کلینیک های فیزیوتراپی به صورت عمومی در سیستم های نرم افزاری و در برخی نقاط به صورت خودکار شکل میگیرد ، اما هستند مدیرانی با حساسیت زیاد که هنوز معتقدند این برنامه ریزی ، به جهت جلوگیری از بروز مشکلات می بایست زیر نظر پرسنل مربوطه انجام پذیرد.

این فرم شامل موارد متنوعی است که به منظور بهبود فرآیند اختصاص زمان درمان فیزیوتراپی به بیماران استفاده می شود.

فرم برنامه ریزی بیماران به صورت عمومی به شکل یک جدول زمانی با شباهت به تقویم طراحی می شود که به شکل هفتگی یا ماهانه و در برخی از موارد به صورت سالانه مورد بهره برداری قرار می گیرد که شامل امکانات و تسهیلات بسیاری است.

در بخش زیر به صورت مفصل به مزایای استفاده از این فرم می پردازیم :

• بهره برداری از تقویم استاندارد کاری : امکان مشاهده تقویم کشوری و استفاده از اطلاعات مهمی همچون :
  • مشاهده مناسبت ها و رویدادهای پیش رو
  • تعداد روزهای کاری قابل دسترس
  • تعداد روزهای کاری تعطیل رسمی پیش رو به جهت تحلیل مالی قبل از موعد
  • تعداد کل پنجشنبه ها و جمعه ها
  • تعداد کل پنجشنبه های تعطیل رسمی
• برنامه ریزی امورات داخلی کلینیک : مشاهده برنامه کاری پیش روی در یک نگاه و امکان برنامه ریزی امور جاری کلینیک مثل : انجام نظافت ، تغییر و تحول یا بازسازی ، برقراری یا بازنگری در ساعات شیفت و غیره
• تعریف تعطیلات داخلی کلینیک در تقویم به جهت : امکان ایجاد تعطیلات توافقی برای تابستان یا استفاده از زمان بین تعطیلات و توجه دادن به پرسنل برای برنامه ریزی و استفاده از تعطیلات پیش رو
• تسهیلات برنامه ریزی دستگاه های قابل دسترس : با توجه به اینکه ممکن است برخی از دستگاه های فیزیوتراپی به تعداد کابین ها موجود نباشد یا دستگاه خاصی (به علت تعمیرات) در آن تاریخ مورد نظر در دسترس نباشد برای جلوگیری از ایجاد بار کاری روی آن ، این فرم این امکان را به مسئول مربوطه می دهد تا بتواند بیمارهایی که در یک تاریخ و ساعت مشترک نیاز به درمان با آن دستگاه را دارند ، مدیریت کرده تا با هم تداخل نداشته باشند. از طرفی این امکان برای مدیر کلینیک فراهم می شود تا روزهایی را که بیماران به دستگاه های خاص نیاز ندارند شناسایی و از آن تاریخ ها برای برنامه ریزی جهت تعمیر و نگهداری دستگاه ها استفاده نماید.
• چینش دقیق پرسنل با ترافیک بیماران : امکان مدیریت نیروهای متخصص با توجه به حضور بیماران دارای بیماری های خاص به طوریکه در روزهایی که متخصص درمان خاص حضور ندارد بیمار چیدمان نگردد.
• امکان مدیریت پرسنل بر اساس بار ترافیکی کلینیک : امکان ایجاد روزها و ساعات خاموشی یا جابجایی شیفت های پرسنل با توجه به ترافیک کار
• تعیین تاریخ و زمان هر جلسه درمان : امکان تعیین زمان و تاریخ دقیق هر جلسه بیمار در این برنامه که این می تواند شامل ساعات شروع و پایان هر جلسه نیز باشد. این امر میتواند از زمان انتظار بیماران در بدو ورود به کلینیک تا نود و پنج درصد بکاهد و باعث تکریم و افزایش اعتماد ایشان شود.
• توجه به تعیین نوع درمان : امکان تعیین نوع درمان های که نیاز به آماده سازی ابزارها و دستگاه های خاص دارند یکی از موارد استفاده از این فرم است. این فرم می تواند باعث شود که پرسنل از قبل از ورود بیمار به فکر آماده سازی دستگاه ها و ابزارهای درمانی باشند. همین امر می تواند در متدها و تکنیک های درمانی که در هر جلسه برای بیمار اجرا می شود هم اجرا شود. چنانچه مثلاً تمرینات فیزیکی ، ماساژ هر نوع درمان دیگری که نیاز به استفاده از دست یا بدن درمانگر داشته باشد برای همه بیماران یک روز مورد نیاز باشد ، این نباید به صورت پشت سر هم برنامه ریزی شود چراکه می تواند باعث فرسودگی فیزیک فیزیوتراپیست و کاهش تمرکز و کارایی ایشان گردد.
• تعداد تکرارها و مدت زمان هر تکنیک : مشخص کردن تعدد تکرارها و مدت زمانی که هر تکنیک یا تمرین در طول جلسه اجرا می شود. در این فرم این اطلاعات نیز می تواند به عنوان راهنمای فیزیوتراپیست برای انجام بهینه تر درمان مورد استفاده قرار گیرد.
• توضیحات و ملاحظات هر بیمار : در این فرم ، توصیفات و توضیحات مختصر مربوط به هر تکنیک یا تمرین و نکاتی که هر بیمار باید دنبال کند را میتوان اضافه کرد.
• توجه به نکات و مشکلات خاص بیمار : در صورتی که بیمار دارای بیماری یا مشکلات خاصی است یا نکات مهمی برای توجه فیزیوتراپیست نیاز دارد ، در این فرم به صورت مختصر می توان در برنامه ریزی زمانی درج کرد.
• توجه به نوبت های بعدی بیمار : اگر بیمار جهت درمان بیماری یا اختلال خاصی به نوبت های پشت سر هم با درمانگر خاصی نیاز دارد ، در این فرم می توان به آسانی این نوبت ها را در جلسه اول درج کرده تا بیمار برای مراجعات بعدی ، روزها و ساعات مشخصی را بتواند به این موضوع اختصاص دهد. همین موضوع از همپوشانی و مشکلات عدم وجود نوبت های بعدی به شکل موثری جلوگیری می کند.
• تعیین اندام مورد درمان : به واسطه معماری یا چیدمان کابین های کلینیک ، امکان مشاهده اندام مورد درمان در فرم برنامه ریزی میتواند به طور مشخص برای انتخاب مکان یا کابین مناسب تر توسط مسئول ، منشی یا درمانگر مورد استفاده قرار گیرد. این موضوع می تواند هم برای عدم قرارگیری موضع مورد درمان بیمار به سمت دیوارهای کابین یا کلینیک مورد توجه قرارگیرد و هم برای افزایش کارایی درمانگران چپ دست ، موثر باشد.
• تسهیلات تغییرات در شرایط بیمار : شرایط جدیدی که ممکن است بیمار در طول درمان با آن روبرو شود میتواند باعث شود که نوبت های بعدی رزرو شده آزاد یا مجدد اشغال شوند لذا این فرم می تواند به منشی کمک کرده تا نوبت های بعدی را بلافاصله شناسایی کرده و تغییرات لازم را در آنها ایجاد کند.
• تایید بیمار به عنوان تاییدیه نهایی : در نهایت ، برنامه نوبت رزرو شده از طریق پیامک یا ایمیل به بیمار ارسال شده و تایید یا عدم تایید او در روزهای قبل امکان برنامه ریزی برای بیماران دیگر را مهیا می نماید.
• امکان رویت پرداخت بیمار : در این فرم با استفاده از رنگ ها ، این امکان وجود دارد که منشی به آسانی با یک نگاه بتواند مراتب پرداخت بیمار را مشاهده نماید.

این فرم به عنوان یک ابزار مهم و کلیدی در توجه دهی ، اطلاع رسانی ، هدایت و هماهنگی موثر بین بیمار و فیزیوتراپیست و همچنین تسهیل برنامه ریزی منظم و کارآمد برای مدیریت کلینیک عمل می کند.

در بخش زیر یک نمونه فرم برنامه ریزی نوبت دهی بیماران را ملاحظه می فرمایید.